1. A szervezetek és adatvédelmi szerepeik
A vizsga szakmai szervezője és a vizsgázói adatok kezelésének céljait meghatározó szervezet: Független Ingatlanközvetítők Szövetsége (FIKSZ), 1201 Budapest, Kossuth Lajos utca 21–25.; fiksz2016@gmail.com; +36 70 311 1115.
A vizsgarendszer technikai üzemeltetője: Ingatlanegyszer.com Kft., 1201 Budapest, Kossuth Lajos utca 26–28.; info@ingatlanegyszer.com; +36 70 311 1115; adószám 23286728-1-43; cégjegyzékszám 01-09-958461. A megadott működési modell szerint a FIKSZ az adatkezelő, a Kft. pedig a FIKSZ utasításai szerint technikai adatfeldolgozó. A korábbi „mindkettő adatkezelő” megjelölés és az üzemeltetői szerep eltérő jogi minőséget jelenthet; a GDPR 28. cikk szerinti adatfeldolgozói megállapodást a közzététel előtt rendezni kell. Ha a Kft. önálló célokra is kezel adatot, azt külön, pontosan be kell mutatni.
2. A tájékoztató hatálya
Ez a tájékoztató a FIKSZ online minősítő vizsgájához kapcsolódó regisztrációra, vizsgázásra, értékelésre, tanúsítványra, felülvizsgálatra és irodai kapcsolatokra vonatkozik. Nem terjed ki az Ingatlanegyszer.com Kft. más, önálló szolgáltatásaira.
3. A kezelt adatok kategóriái
Azonosító és kapcsolattartási adatok: név, e-mail-cím, telefonszám és szükséges szakmai azonosítók. Fiókadatok: felhasználói azonosító, jelszó ellenőrző lenyomata és jogosultságok. Vizsgaadatok: időpontok, válaszok, pontszámok, eredmények, ismétlések, felülvizsgálati ügyek és technikai események. Tanúsítványadatok: dokumentumszám, kiállítás, lejárat, státusz és ellenőrző azonosító.
A rendszer irodai kapcsolatokat, számlázási adatokat, IP-címet, munkamenet- és biztonsági naplókat, valamint eszköz- és böngészőadatokat is kezelhet a szükséges mértékben.
4. Az adatkezelés céljai és jogalapjai
A felhasználói fiók, jelentkezés, vizsga, értékelés és tanúsítvány kiállítása a GDPR 6. cikk (1) b) pontja alapján, a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges mértékben történhet. A számlázási és könyvelési kötelezettségek teljesítése a GDPR 6. cikk (1) c) pontja alapján történik. A vizsgabiztonság, csalásmegelőzés, informatikai védelem és jogi igények kezelése a GDPR 6. cikk (1) f) pontján alapulhat megfelelő érdekmérlegelés mellett. A nyilvános tanúsítvány-ellenőrzés és a minősített közvetítők nyilvános névjegyzéke önálló cél és jogalap-meghatározást igényel; a közzétett adatkör, a közzététel jogalapja és az érintetti tájékoztatás a tényleges működéshez igazítandó. A szabályzat elfogadása önmagában nem általános GDPR-hozzájárulás.
5. Kötelező és önkéntes adatok
A vizsga teljesítéséhez szükséges adatok megadása a vizsgaszolgáltatás igénybevételének feltétele. Az irodai kapcsolódás az egyéni vizsga szempontjából opcionális. Az adatok hiányában egyes szolgáltatások vagy tanúsítványok nem biztosíthatók.
6. Hozzáférési jogosultságok
A vizsgázói személyes adatokhoz ügyintézési célból kizárólag a FIKSZ megfelelő jogosultsággal rendelkező adminisztrátora férhet hozzá. A hozzáférések naplózandók és szerepkör szerint korlátozandók. A technikai üzemeltető szükség esetén, kizárólag a szolgáltatás működtetéséhez elengedhetetlen mértékben és megfelelő szerződéses garanciákkal férhet hozzá technikai adatokhoz vagy rendszerekhez. A „csak FIKSZ admin” szabály nem jelenti, hogy a tárhelyszolgáltatónak vagy adatfeldolgozónak fizikailag lehetetlen a technikai hozzáférés.
7. Adatmegőrzés és törlés
A FIKSZ által meghatározott általános időtartam 180 nap a vizsgaválaszokra, vizsganaplókra és a vizsgafiókhoz kapcsolódó személyes adatokra. A határidő kezdőnapját és a törlés vagy anonimizálás tényleges automatizmusát a rendszerben ellenőrizni kell. A tanúsítvány 1 évig érvényes, ezért az érvényesség ellenőrzéséhez szükséges minimális tanúsítványadatok 180 nap utáni törlése az ellenőrizhetőséget megszüntetné. Ezekre külön megőrzési szabályt kell megállapítani; az általános 180 napos szabály nem írhatja felül az igazolhatósághoz szükséges megőrzést. A számlákra és könyvelési iratokra a jogszabályban előírt megőrzési idők vonatkoznak, amelyek eltérhetnek a 180 naptól. A jogi igény érvényesítéséhez szükséges adatok indokolt esetben tovább őrizhetők.
8. Címzettek és külső szolgáltatók
A technikai üzemeltető mellett a ténylegesen igénybe vett tárhely-, levelezési, fizetési és számlázási szolgáltatók a szükséges adatkörben részesülhetnek adatokból. A rendszerben használt szolgáltatók pontos felsorolása, szerepe, országa és esetleges adattovábbításai a technikai szolgáltatói nyilvántartás alapján még ellenőrzendők. Hatóság, bíróság vagy más jogszerű címzett részére adatok jogszabályi kötelezettség alapján továbbíthatók.
9. Nemzetközi adattovábbítás
Amennyiben egy szolgáltató az Európai Gazdasági Térségen kívülre továbbít személyes adatot, ennek jogalapját, garanciáit és a tájékoztatás módját külön meg kell határozni. A tényleges adattovábbításokról jelenleg nem áll rendelkezésre ellenőrzött szolgáltatói lista.
10. Adatbiztonság
A rendszerben szerepköralapú hozzáférés, titkosított hálózati kapcsolat, jelszavak biztonságos kezelése, naplózás, biztonsági mentés és szükség esetén incidenskezelés alkalmazandó. A konkrét technikai intézkedések tényleges megvalósulását a rendszergazdának ellenőriznie kell.
11. Érintetti jogok
Az érintett kérheti a hozzáférést, helyesbítést, törlést, az adatkezelés korlátozását, a rá vonatkozó adatok hordozhatóságát, illetve a jogos érdeken alapuló adatkezelés elleni tiltakozást az alkalmazandó feltételek szerint. A törlés nem minden esetben teljesíthető, ha kötelező megőrzés áll fenn. Az érintetti kérelmek elsődleges címe: fiksz2016@gmail.com. A kérelmeket a GDPR szerinti határidőn belül kell megválaszolni; ez nem azonos a vizsgaeredmény-felülvizsgálat 8 napos határidejével.
12. Panasz és jogorvoslat
Adatvédelmi kérdésben elsőként a FIKSZ kereshető meg. Az érintett panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, és bírósághoz fordulhat. A hatóság honlapja: www.naih.hu.
13. Sütik és technikai nyomkövetés
A bejelentkezéshez és a vizsga működéséhez szükséges munkamenet-sütik alkalmazhatók. Statisztikai vagy marketingcélú, nem feltétlenül szükséges sütikhez külön tájékoztatás és szükség szerint hozzájárulás szükséges.
14. Változások és hatály
A tájékoztató a 2026. szeptember 16-tól alkalmazott vizsgaszabályzathoz kapcsolódik. A lényeges adatkezelési változásokról az érintetteket megfelelő módon tájékoztatni kell.